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公文标题中常见的8种错误

2018-08-06 21:28:13作者: 浏览:438我要评论(0)
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公文标题常见错误例析

 

标题是公文的“眉目”,是公文的重要组成部分。它的作用主要是揭示公文的来源、中心内容以及发文的性质和要求。公文标题不规范,直接影响公文的办理、归档和利用,也影响公文的质量和阅读者的感受,甚至还会影响一个单位乃至整个系统的形象。本文试例举公文标题中的一些常见错误,并作粗浅分析。

与一般文章标题相比,公文标题的一个最突出特点就是要素化。2012年4月16日新出台的《党政机关公文处理工作条例》(以下简称“《条例》”)规定,标题由发文机关名称、事由和文种组成。也就是说,一个完整、规范的公文标题由发文机关名称、事由和文种三要素组成,让受文者一看就明白这份公文是哪个机关发来的,说的是什么问题,是什么种类的公文。 



一、随意省略

例1:《通知》

例2:《××市人民政府决定》

例3:《关于加强安全生产的通知》

例4:《××市文化局关于2013 年文化下乡工作安排》  


上述标题中,例1既无发文机关名称,又无事由。例2有发文机关名称和文种,无事由。例3无发文机关名称。例4无文种。

省略事由使受文者不能从标题看出公文的主要内容、事项和基本观点。省略发文机关名称,受文者只能从版头和落款看出这份公文是哪个机关发来的,不利于公文运转和办理,也不利于公文标题的引用。省略文种会使受文者不得要领,比如例4,不知此公文究竟是发给下级机关的通知还是发给上级机关的请示。


二、文种错误

文种是公文标题不可或缺的构成要素。文种选用主要依据行文目的和发文机关的职权、层级及其与收文机关的隶属关系。《条例》第八条规定,“请示适用于向上级机关请求指示、批准”,报告“适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问”。


例5:《××市科技局关于申请安排科技创新专项资金的报告》

例6:《××市科技局关于提请转发科技创新工作方案的报告》

例7:《××市科技局关于三年来科技创新工作情况的请示》

例8:《××市农业局关于组织干部外出考察的请示报告》

例9:《××市人力资源和社会保障局关于同意建立××市供销合作社工人中、高级技术培训站的批复》

例10:《××市公安局关于安鼎车辆通行路段实施靠右通行管制的公告》

例11:《××市经委关于促进消费的十条措施》

例12:《××县人民政府印发关于加强政府性债务管理意见的通知》  


例5和例6分别是向上级机关“申请安排”“提请转发”,需要上级机关主办和答复,应该用请示而不应该用报告。例7 是向上级机关汇报工作、反映情况,应该用报告。例8将请示与报告两个用途不同的文种放在一起用,更是混淆不清。

如果是市农业局组织干部外出考察需上级批准,应该用请示;如果是组织干部外出考察之后向上级汇报考察的有关情况,应该用报告。

请示与报告有非常明显的区别:请示要事前行文,需要上级机关答复;报告是事后行文,一般不需要回复;公文中只要有请示事项就不能用报告,报告中不能夹带请示事项。  

《条例》第八条规定,批复“适用于答复下级机关请示事项”,“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。例9中市人力资源和社会保障局与市供销合作社是不相隶属的平行机关,作为平行机关的主管部门就审批事项行文时,应当使用复函,而不应该使用批复。  

《条例》第八条规定,公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”,通告“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”。例10宣布对辖区内的道路实施交通管制应该用通告。  

“措施”不是《条例》规定的文种,因此例11属于生造文种。与此类似,准则、条例、规则、规定、办法、细则、规划、纲要、建议、申请、汇报、方案等都不是法定公文文种。  

意见是法定公文文种,本单位制作的意见可以直接下发,不应作为印发通知的附件下发,例12 把意见和通知放在一起属于文种重叠。该标题可改为《××县人民政府关于加强政府性债务管理的意见》。


三、标题概括不准确

例13:《××市人民政府关于食品问题的报告》

例14:《××市公安局关于2013 年上半年厂矿企业内部治安案件情况和问题的报告》 

 

例13中的“关于食品问题”是指食品的什么问题? 是生产、供应问题,还是价格、出口问题, 或是食品安全问题,标题未揭示其问题所在。原因是中心词“问题”前面缺少限定成分,以致事由笼统,表达不清。应根据公文内容,在“问题”前加上相应的限定词,以使表意准确。  

例14从标题来推断,其正文部分所涉及的空间范围为“厂矿企业内部”,内容范围为“治安案件情况和问题”,时间范围为“2013年上半年”。但是,阅读全文后却发现,其内容不仅反映了治安案件情况, 还反映了一些刑事案件情况,而且只是陈述“情况”,没有分析“问题”;还有一些内容超出了厂矿企业内部的范围。因此,该报告的标题与正文不符,标题概括过窄,不能准确反映公文的主要内容。


四、标题不简明

例15:《××县人民政府关于加强食品卫生检查,保障人民身体健康的通知》

例16:《××市人民政府关于延长〈××市人民政府关于印发××市融资性担保公司管理试行办法的通知〉有效期的通知》

例17:《中共××市委政法委员会关于请求以中共××市委办公厅、××市人民政府办公厅名义转发〈中共××市委政法委员会、××市维护社会稳定领导小组办公室、××市解决信访问题联席会议办公室、××市加强社会管理领导小组办公室关于加强社会管理创新、完善社会管理制度、做好社会管理工作有关问题的实施意见〉的请示》

  

例15中,“加强食品卫生检查” 的内容比“保障人民身体健康”更具体实在,应删去较空泛的“保障人民身体健康”。此外,公文标题中不能随意使用标点符号。  

例16文的本意是延长《××市融资性担保公司管理试行办法》这份文件的有效期,可以直接改为《××市人民政府关于延长〈××市融资性担保公司管理试行办法〉有效期的通知》,更为简洁。  

例17标题文字繁琐,可以改为《中共××市委政法委员会请求转发关于做好社会管理工作有关问题实施意见的请示》。


五、不合语法

例18:《××市食品药品监管局食品安全问题的报告》

例19:《××市公务员局关于×××同志的考察报告》

例20:《××市教育局关于进一步加强中小学德育工作有关问题的意见》

例21:《××市旅游局关于扩大旅游消费有关政策的实施意见》 

 

公文标题实际上是一个偏正结构的短语,其中心词是文种, 事由作为定语出现在中心词前面。“关于”作为介词引出公文事由并构成介词短语, 对公文文种进行修饰限制。“关于”结构的最大特点是具有揭示性质,并带有庄重、严肃的色彩。语法上,介词短语作动词、形容词的附加成分,主要作状语;要使介词短语作定语,它的后面必须加结构助词“的”。  

例18由于发文机关与事由之间缺少介词“关于”,会使人误以为是局机关的“问题”而不是整个系统的“问题”。  

例19的“的”不在文种前面而在事由的某中心词前面,存在“×××写的考察报告”之歧义,而不一定是“考察×××的报告”,该标题可改为《××市公务员局关于考察×××同志情况的报告》。  

例20的动宾搭配不当。该标题中心词为“意见”, 限定成分是由“关于” 引导的介词短语,“进一步加强中小学德育工作有关问题”中“加强”的宾语应该是“工作”而不是“有关问题”。该标题可改为《××市教育局关于进一步加强中小学德育工作的意见》。  

例21的动宾搭配不当。“扩大”的宾语应该是“消费”而不是“有关政策”。“有关政策”紧接宾语之后,需要另有一个动词与之搭配,因为政策只能是贯彻落实而不能“扩大”。该标题可改为《××市旅游局关于贯彻落实扩大旅游消费有关政策的实施意见》。


六、隶属不清

例22:《××县人民政府关于转发〈政府工作报告〉今后五年目标任务分解方案的通知》

例23:《××县人民政府批转省政府关于学习宣传〈中华人民共和国森林法〉的通知》

例24:《××县人民政府印发××县工业信息化局关于加快××县电子商务发展的若干意见的通知》  


《条例》规定,通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文”。批转、转发与印发公文,是公文处理过程中经常使用的形式。印发用于发布本机关制作的、不能单独行文的公文,如规定、办法、工作要点、实施方案、规则、纲要等,这些都不在《条例》所规定的15 个公文种类之中,只能用印发的形式发布。

例22“《政府工作报告》今后五年目标任务分解方案”为本机关制作的非法定公文,应该用“印发”,不能用“转发”。转发公文主要是转发上级机关和不相隶属机关的公文。  

转发与印发的区别在于一个“转”字,即转发其他机关的公文。县政府只能转发省政府的公文,例23用“批转”很不恰当。  

批转与转发的最大区别在于一个“批”字,批转带有批准、转发的意思,体现严格的等级性和系统性, 只能是上级机关对下级机关上报的公文进行批转,并且只适用于其管辖的范围。例24中县政府与县工业信息化局是领导与被领导的上下级机关,应该用“批转”。


七、用词重叠

例25:《中共××乡党委关于进一步加强党委信息工作的通知》

例26:《××县商业局关于对〈“十二五”现代服务业发展规划〉(征求意见稿)修改意见的函》

例27:《××县财政局关于转发××市财政局关于转发省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知的通知》  


例25中的“中共××乡党委”这一名称表述存在重叠累赘的问题。“中共”是“中国共产党”的简称,其后面再出现“党”字,显然不当。尽管这种表述在实践中比较普遍, 但不符合规范。正确的写法是“中共××乡委”。  

例26“关于”和“对”作介词时,都用于引出关联者,不宜重叠连用。此外,“意见”和“函”放在一起属于文种重叠。该标题可改为《××县商业局关于“十二五”现代服务业发展规划(征求意见稿)的修改意见》。  

例27 中介词“关于”、动词“转发”、助词“的”、文种“通知”均重叠出现,造成标题冗长杂乱,读起来拗口。多层次转发某个公文时,标题中一般只留一个“关于”、一个“转发”和一个“通知”, 可将各级转发机关的意见融入本机关的转发意见中。该标题可改为《××县财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知》。


八、滥用标点符号

例28:《××市机关事务管理局关于贯彻“实施机关事务管理条例”的通知》

例29:《××县人力资源和社会保障局关于转发〈××市人保局、财政局关于转发《省人社厅、财政厅关于转发〈人力资源和社会保障部财政部关于调整纪检监察办案人员补贴标准的通知〉的通知》的通知〉的通知》  


以往的《国家行政机关公文处理办法》规定,“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”。新出台的《条例》没有对公文标题如何使用标点符号作出规定,有人就误以为可以随意使用标点符号。

例28《机关事务管理条例》是以国务院令公布的行政法规,应加书名号却用引号,是不规范的。  

例29由于被转发的公文标题名称加书名号,一层套一层,这样冗长的标题不仅看起来不美观,念起来也拗口。该标题可改为《××县人力资源和社会保障局转发人力资源和社会保障部、财政部关于调整纪检监察办案人员补贴标准的通知》。 

 

本文只是对一些有代表性的公文标题错误加以分析,实际存在的问题远不止这些。造成这些错误的原因很多, 一方面写作者主观上不够严谨细致,而且大多没有经过专业培训,操作时难免出错;另一方面由于历史的原因,公文文种和格式标准几经变化, 加上日常行文时一些错误已经成为习惯, 特别是一些高层机关的错误公文被当作范文编入书中,以讹传讹,使更多人误解和错用。因此,贯彻执行《条例》,提高公文写作水平,仍然任重道远,仍需多方努力。

  

(本文刊于《秘书》杂志2014年第1期。封面图片:《梅雪争春》徐淑荣)



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